PRIVACY STATEMENT

Deze verklaring geeft informatie over hoe ons kantoor omgaat met persoonsgegevens die in het kader van de werkzaamheden en dienstverlening worden verwerkt.

Opvragen persoonsgegevens

Ons kantoor vraagt je persoonsgegevens alleen op voor de volgende doelen:

    1. Het uitvoeren van opdrachten voor advies of andere diensten
    2. Om te voldoen aan wettelijke taken en verplichtingen; of
    3. Voor de doelen waar je specifiek toestemming voor hebt gegeven

Je gegevens worden niet zonder je toestemming voor andere doelen verwerkt. 

Persoonsgegevens worden opgevraagd voor het opmaken van een notariële akte of voor het uitvoeren van een andere opdracht. 

Regels persoonsgegevens bij notariële akten 

Als ons kantoor een notariële akte opmaakt met je persoonsgegevens, moet de notaris zich aan wettelijke regels houden. Deze hebben invloed op de verwerking van persoonsgegevens:

    1. De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht in de akte zetten. Je gegevens worden dus op een wettelijke grondslag verwerkt.
    2. De notaris moet de ondertekende akte met je persoonsgegevens verplicht eeuwig bewaren.
    3. Zodra de akte door de notaris is ondertekend, wordt het een officieel bewijsstuk. Dan mag er niets meer aan veranderd worden, ook niet als de persoonsgegevens niet kloppen. Als er wijzigingen nodig zijn, moet de notaris een nieuwe akte maken waarin de wijziging staat.
    4. De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens controleren in: BRP (Basisregistratie Personen, voorheen GBA-V), VIS (Verificatie Identificatie Systeem), Handelzeker (Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme), CTR (Centraal Testamenten Register), CLTR (Centraal Levenstestamentenregister), CIR (Centraal Insolventieregister), (CCBR) Centraal Curatele- en bewindregister, Huwelijksgoederenregister, KvK (registers Kamer van Koophandel) en het Kadaster.
    5. De notaris moet verplicht je identiteit controleren. Hij moet daarvoor een geldig identiteitsbewijs van je opvragen. De notaris is één van de weinigen die dit ook mag kopiëren met alle gegevens die erop staan.
    6. Je persoonsgegevens vallen onder het beroepsgeheim van de notaris. Onbevoegden krijgen geen toegang tot de gegevens.

Adviezen en overige diensten

Voor de overige verwerkingen van persoonsgegevens door ons kantoor geldt dat wij persoonsgegevens verwerken die noodzakelijk zijn ten behoeve van de met je overeengekomen dienstverlening, waaronder het verzenden van documenten en declaraties van werkzaamheden. Ten behoeve van deze dienstverlening vragen wij met je toestemming de benodigde gegevens op. Welke gegevens dit zijn, hangt af van de overeengekomen dienst. Deze persoonsgegevens kunnen zijn: je NAW-gegevens, je geslacht, je Burgerservicenummer (BSN) en overige gegevens die op je identiteitsbewijs staan, je geboortedatum en geboorteplaats, je burgerlijke staat, de persoonsgegevens van je gezins- of familieleden. Soms geldt ook hier een wettelijke verplichting om je te identificeren en je gegevens te controleren, zoals bij het legaliseren van je handtekening. 

Bron van verwerkte persoonsgegevens

Als ons kantoor persoonsgegevens van je verwerkt, die wij niet van jouzelf hebben verkregen, dan zal dat altijd gebeuren in het kader van de ons verstrekte opdracht. De bron van die gegevens zal dan één van de volgende zijn:

•        Openbare registers, waaronder het Kadaster
•        Makelaar of andere adviseur in verband met een koopovereenkomst waarin jij één van de partijen bent
•        Accountant of andere adviseur in verband met het uitvoeren van een opdracht waarvan jij één van de partijen bent
•        Hypotheekadviseur en/of hypotheeknemer
•        Schenker
•        Basisregistratie Personen (BRP)

Doorgeven van je persoonsgegevens

Ons kantoor geeft je persoonsgegevens alleen aan anderen (derde partijen) door als dat wettelijk verplicht is of als dat noodzakelijk is om de werkzaamheden uit te kunnen voeren. 

Ons kantoor verstrekt op basis van wettelijke grondslag, afhankelijk van welke akte wij voor je hebben opgesteld, persoonsgegevens aan de volgende ontvangers: het Kadaster, het Centraal Testamenten Register (CTR), de Belastingdienst, de Kamer van Koophandel en andere registerhouders. Om onze diensten te kunnen verlenen, werkt ons kantoor samen met softwareleveranciers. Deze softwareleveranciers zijn gehouden aan privacywetgeving en hebben hieromtrent een verwerkersovereenkomst met ons kantoor gesloten. 

Slechts na je toestemming worden documenten waarin je gegevens staan vermeld verstrekt aan derden zoals het Centraal Levenstestamentregister (CLTR), je makelaar, je financieel en/of hypotheekadviseur of je accountant. 

Persoonsgegevens worden door ons kantoor niet doorgegeven buiten de EU of aan een internationale organisatie. 

Bewaren van je persoonsgegevens

Je persoonsgegevens worden door ons kantoor niet langer bewaard dan nodig voor het doel waarvoor zij zijn verzameld: voor het uitvoeren van overeenkomsten (denk aan verjaringstermijnen), voor het uitoefenen van wettelijke taken en het nakomen van wettelijke verplichtingen. Bewaartermijnen uit wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt en de archiefwet zijn van toepassing. Daarnaast kan er een gerechtvaardigd belang aanwezig zijn waarom je gegevens langer worden bewaard. Notariële akten worden eeuwig bewaard.  

Beveiliging van je persoonsgegevens

Wij hechten sterk aan de bescherming van je gegevens en daarom nemen wij passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging te voorkomen. Als je van mening bent dat je gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact met ons op. 

Je rechten ten aanzien van door ons verwerkte persoonsgegevens

Wanneer je persoonsgegevens door ons kantoor worden verwerkt, kun je op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming een beroep doen op onderstaande rechten. Deze rechten kun je inroepen door een aangetekende brief te sturen aan de in deze verordening beschreven functionaris voor gegevensbescherming. Voor wij je aanvraag inwilligen, zullen wij je eerst identificeren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs. 

Recht van inzage van de betrokkene

Je kunt altijd opvragen welke persoonsgegevens ons kantoor verwerkt, voor welk doel dat is en hoe lang deze bewaard worden. Mogelijk is er een wettelijke grondslag waardoor we niet op je verzoek in kunnen gaan. Wij zullen dat beoordelen en je hierover informeren. 

Recht op rectificatie

Wanneer je meent dat bepaalde gegevens niet correct zijn verwerkt, heb je recht rectificatie van deze gegevens te vragen. Als dit gaat om gegevens in een gepasseerde notariële akte, is dat niet mogelijk en zal een nieuwe akte moeten worden opgesteld als aanvulling op de onjuiste akte. 

Recht op gegevenswissing (recht op ‘vergetelheid’)

Wanneer je wilt dat je persoonsgegevens worden verwijderd, kun je hiervoor een verzoek indienen. Staan de gegevens in een notariële akte, dan mag de notaris deze niet verwijderen. 

Recht op beperking van de verwerking

Wanneer je de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor wilt beperken (in afwachting van door je gevraagde rectificatie van je persoonsgegevens, gemaakt bezwaar tegen verwerking of omdat je juist niet wilt dat gegevens worden verwijderd ondanks dat de verwerking onrechtmatig is) kun je hiervoor een verzoek indienen. 

Recht op overdraagbaarheid van gegevens

Wanneer je persoonsgegevens niet worden verwerkt voor een notariële akte en je de persoonsgegevens wil overdragen naar een andere dienstverlener kun je hiervoor een verzoek indienen. Een dergelijke overdracht is overigens niet altijd mogelijk, aangezien wettelijke notariële plichten zich hiertegen kunnen verzetten. 

Recht van bezwaar

Als wij je gegevens gebruiken voor direct marketing kun je bezwaar maken tegen deze verwerking. 

Contactpersoon voor gegevensbescherming

Mocht je vragen hebben omtrent je persoonsgegevens of je rechten bij de verwerking van je persoonsgegevens, dan kun je contact opnemen met: mr. G.H.H.J. (Geert) Janssen MRE MBA.

Mogelijke beperkingen in het uitoefenen van je rechten op basis van de AVG

Ons kantoor stelt alles in het werk om te voldoen aan je rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Het kan echter voorkomen dat deze rechten in conflict zijn met andere wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt. Mocht de notaris om die reden niet aan één van de genoemde verzoeken kunnen voldoen, dan word je hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld. 

Klachten over de verwerking van je persoonsgegevens door ons kantoor

Wanneer je klachten hebt over de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor dan horen wij dit graag via klachten@maesnotarissen.nl. Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Hiervoor kun je terecht op de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.