KLANTENONDERZOEK EN MELDINGSPLICHT

Klantenonderzoek

Alle klanten die een transactie door een notaris willen laten uitvoeren moeten hun identiteit door de notaris laten vaststellen en laten verifiëren met behulp van een geldig en origineel identiteitsbewijs. De mate van het risico dat een bepaalde klant of transactie meebrengt, is bepalend voor de omvang van het onderzoek dat de notaris verplicht is te doen. Dat onderzoek is hij verplicht te doen op grond van de Wet op het Notarisambt, de beroeps- en gedragsregels en de Wet ter voorkoming van Witwassen & Financieren Terrorisme ("Wwft"). De Wwft is bedoeld om terrorismefinanciering en het witwassen van geld te bestrijden. Witwassen houdt in dat illegaal verkregen vermogen legaal wordt gemaakt, zodat de illegale herkomst niet langer zichtbaar is. Er is sprake van terrorismefinanciering als vermogen wordt gebruikt om terroristische activiteiten mogelijk te maken.De Wwft verplicht de notaris om te onderzoeken wie zijn klanten precies zijn en om ongebruikelijke transacties te signaleren en te melden. Op die manier helpt het notariaat als poortwachter actief mee om criminaliteit en terrorisme tegen te gaan.

Toezicht

De wetgever wenst een effectief, efficiënt en preventief toezicht op het notariaat. Het integraal toezicht op het notariaat richt zich op de aandachtsgebieden: financiën, integriteit (inclusief de Wwft) en de kwaliteit van de notaris. Het toezicht op het notariaat wordt uitgevoerd door het Bureau Financieel Toezicht. Zij toetst onder meer of de notaris de Wwft correct naleeft.

Hoe voldoen wij aan de Wwft?

Om aan de Wwft te voldoen moeten wij de identiteit van onze klanten vaststellen en nagaan wie de uiteindelijke belanghebbende, de ultimate beneficial owner of "UBO", van een transactie is. De UBO is een natuurlijk persoon die meer dan 25% van de aandelen of stemrechten kan uitoefenen of de begunstigde van 25% of meer van het vermogen van een stichting of trust. Wanneer wij hebben vastgesteld wie de UBO is, moeten wij controleren of er sancties tegen deze persoon bestaan en moeten wij nagaan of de deze persoon negatief in de publiciteit is geweest. In veel gevallen zijn wij ook verplicht om te kijken of de belanghebbende een politiek prominent persoon, een Politically Exposed Person of "PEP", is. Wij documenteren ons onderzoek en gebruiken daar specifiek voor ontwikkelde software voor.

Meldingsplicht

Wij zijn wettelijk verplicht om ongebruikelijke transacties te melden aan de Financial Intelligence Unit-Nederland ("FIU"). Dit is de op basis van de Wwft de aangewezen organisatie, waar meldplichtige instellingen ongebruikelijke transacties dienen te melden. De FIU analyseert deze gegevens om misdrijven te voorkomen en op te sporen. Wij mogen de partij of persoon die het aangaat niet informeren over een melding. Ongebruikelijke transacties zijn transacties die voldoen aan bepaalde indicatoren. Wij werken met vanwege het Financieel Bureau Toezicht uitgegeven "Handleiding Wwft", "Specifieke leidraad naleving Wwft voor notarissen, kandidaat-notarissen en toegevoegd notarissen" en "voorbeelden Wwft bij subjectieve indicator". De FIU beoordeelt of een transactie inderdaad verdacht is en kan dit vervolgens doorgeven aan een opsporingsdienst.

Ons stappenplan

Wij volgen het volgende Wwft stappenplan voor ons klantenonderzoek en de meldingsplicht:

Identificeren van de klant

Voordat wij onze dienstverlening aanvangen, vragen wij de klant naar de identiteitsgegevens en die leggen wij vast.

Verifiëren gegevens

Wij stellen vast dat de identiteitsgegevens overeenkomen met de werkelijke identiteit van de klant voordat wij met de dienstverlening beginnen.

Onderzoek naar de UBO

Wanneer de klant een rechtspersoon is, zullen wij de UBO identificeren en zijn of haar identiteit verifiëren. Het hebben van ‘aanzienlijke invloed’ is ook een punt waarop iemand UBO kan zijn. Daarnaast stellen wij onderzoek naar de zeggenschaps- en eigendomsstructuur van de klant.

Onderzoek of de UBO(s) op een internationale sanctielijst staat of een PEP is

Wij controleren of de klant, of de UBO van de klant een bepaalde publieke functie binnen of buiten Nederland bekleedt. Wij betrekken in dit onderzoek ook familieleden en naasten. Wij onderzoeken tevens of de klant, of de UBO van de klant op een internationale sanctielijst voorkomt.

Inschatting risico's

Wij vormen een oordeel over doel en aard van de zakelijke relatie, en over de aard van de transactie en herkomst en bestemming van middelen om daarmee een risico-inschatting te maken. Wij winnen informatie in bij de klant. Wat wil de klant, waarom, hoe en is dit logisch? Bij het onderzoek naar de herkomst van de middelen kunnen wij om aanvullende documentatie of informatie vragen, zoals aangiften inkomsten- en vennootschapsbelasting, schenk- en erfbelasting en meer.

Monitoren klant

Ook na de eerste risico-inschatting blijven wij aandacht besteden aan het risicoprofiel van de klant. Wij gaan na of transacties afwijken van het normale gedragspatroon van de klant en stellen vast of de klant nog voldoet aan het risicoprofiel dat wij hebben opgesteld.

Introductie

Als de klant wordt geïntroduceerd door een andere adviseur, kunnen wij identificatie en verificatie overnemen van die andere partij. Wij zullen eerst nagaan of identificatie en verificatie correct door de andere adviseur hebben plaatsgevonden.

Beoordeling of transacties ongebruikelijk zijn

Wij zullen vaststellen of een transactie ongebruikelijk is aan de hand van één of meerdere indicatoren.

Melding

Zo nodig zullen wij bij de FIU-melding doen van een ongebruikelijke transactie.